Chancen und Risiken im Griff behalten
Im Oktober 2024 hat Microsoft eine bedeutende Änderung in seiner Lizenzierungsstrategie vorgenommen – Self-Service-Käufe im Microsoft 365 Admin Center. Diese Neuerung ermöglicht es Benutzern von Microsoft 365 Business Suites (Basic, Standard und Premium), eigenständig Abonnements wie Microsoft 365 Copilot zu erwerben, ohne den üblichen Weg über die IT-Abteilung gehen zu müssen.
Während diese Funktion auf den ersten Blick nach mehr Flexibilität und schnelleren Prozessen klingt, bringt sie allerdings auch neue Herausforderungen für IT-Administratoren und -Verantwortliche mit sich. Lass uns gemeinsam einen genaueren Blick darauf werfen.
Die Herausforderung
Ohne zentrale Kontrolle können schnell ungeplante Kosten entstehen. Noch kritischer: Es besteht die Gefahr einer „Schatten-IT“, wenn Mitarbeiter eigenständig Software beschaffen und einsetzen. Das kann nicht nur die IT-Sicherheit gefährden, sondern auch zu Compliance-Problemen führen.
Was bedeutet Self-Service im Detail?
Mit dieser Funktion können Mitarbeiter selbstständig bestimmte Microsoft-Produkte erwerben und verwalten. Sie haben hierfür Zugriff auf eine eingeschränkte Version des Admin Centers, in dem sie Lizenzen kaufen und zuweisen können.
Deine Kontrollmöglichkeiten als Administrator
Als Administrator behältst du dennoch den Überblick:
- Du siehst alle getätigten Self-Service-Käufe im Admin Center
- Du kannst nachverfolgen, wer welche Lizenzen gekauft und zugewiesen hat
- Die Möglichkeit zur kompletten Deaktivierung der Self-Service-Käufe besteht
Die praktische Lösung
Um die Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle zu wahren, empfehlen wir dir folgendes Vorgehen:
- Aktiviere das Lizenzanforderungssystem: Damit können Mitarbeiter Lizenzen formal beantragen, statt sie direkt zu kaufen.
- Definiere klare Richtlinien: Lege fest, welche Produkte über Self-Service bezogen werden dürfen und welche nicht.
- Implementiere ein Monitoring: Überprüfe regelmäßig die getätigten Käufe und deren Notwendigkeit.
Praxistipp zur Deaktivierung
Falls du Self-Service-Käufe komplett unterbinden möchtest, kannst du dies über das MSCommerce PowerShell-Modul tun. Die Deaktivierung ist pro Produkt möglich, sodass du flexibel entscheiden kannst, was erlaubt sein soll.
Fazit und nächste Schritte
Self-Service-Käufe können die IT-Prozesse deutlich beschleunigen, bergen aber auch Risiken. Mit den richtigen Einstellungen und Richtlinien wandelst du die potenzielle Schatten-IT in einen kontrollierten, effizienten Beschaffungsprozess um.
Unsere Empfehlung: Prüfe zunächst den aktuellen Status deiner Self-Service-Einstellungen im Admin Center. Entwickle dann eine klare Strategie, welche Produkte du für Self-Service-Käufe freigeben möchtest und welche nicht. Implementiere anschließend die entsprechenden Kontrollen und kommuniziere die Richtlinien klar an deine Benutzer.
Brauchst du Unterstützung bei der Einrichtung oder hast du Fragen? Kontaktiere uns
(+49 7461 96680-0 und sales@anyplace-it.de) – wir helfen dir gerne dabei, die optimale Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Kontrolle zu finden.
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